Mit unserer Lösung PURCHASE ORDERS+ entsteht auf Knopfdruck für eine SAP®-Bestellung eine Multi-Page-PDF-Datei mit allen Bestellformularen, einem automatisch generierten, aussagekräftigen Inhaltsverzeichnis sowie allen nötigen Zeichnungen und sonstigen Dokumenten.
Ausgeben, Versenden, Archivieren
Bei vielen SAP®-Bestellungen und Anfragen müssen zusätzliche Informationen an den Lieferanten mitgeschickt werden. Dazu gehören technische Zeichnungen, CAD-Datenaustauschdateien (z.B. DXF oder STEP) sowie AGBs, Qualitätsanforderungen oder Versandanweisungen. Wenn Sie Bestellungen über das SAP® ERP und das dazugehörige Modul für den Einkauf abwickeln, werden diese wichtigen Dokumente nicht automatisch ausgegeben. Stattdessen müssen sie entweder manuell über das PDM/PLM-System gedruckt oder mit einem separaten Prozess bereit gestellt werden.
Systembeschreibung
Mit PURCHASE ORDERS+ entsteht als Ergebnis einer Bestellung eine Multi-Page-PDF-Datei, die alle Bestellformulare, ein aussagekräftiges Inhaltsverzeichnis, die Zeichnungen und alle sonstigen Dokumente enthält. Wenn zusätzlich STEP- oder DXF-Dateien mitgeschickt werden sollen, werden diese mit der kompletten Bestellung (Multi-Page-PDF-Datei) in eine ZIP-Datei gepackt.
Diese Datei wird als Anhang mit einer E-Mail vorbereitet. Betreff und Texte sind frei konfigurierbar und können neben festen Textbausteinen auch Platzhalter für Metadaten enthalten (z.B. Bestell-Nr., Name des Auftraggebers etc.). Der Versand erfolgt standardmäßig vom Server über SMTP an die E-Mail-Adresse des Lieferanten, die im Lieferantenstamm hinterlegt ist. Diese Form des Versands wird gewählt, wenn Bestellungen automatisch erzeugt werden (z.B. aus Lieferplänen) und keine Interaktion mit einem Einkäufer stattfindet.
Optional ist aber auch eine Verarbeitung über Outlook möglich: Dabei wird die E-Mail automatisch im Outlook-Ordner „Entwürfe“ abgelegt. Hier hat der Einkäufer die Möglichkeit, die E-Mail individuell zu ergänzen, zu modifizieren oder zusätzliche Dateien anzuhängen. Außerdem besteht in Outlook Zugriff auf weitere Informationen wie zusätzliche Kontakte, die die Mail in cc. erhalten sollen, Kalender, um Liefer- oder sonstige Termin zu prüfen sowie vorausgegangene E-Mails, in denen bereits Absprachen mit dem Lieferanten getroffen wurden.
Integration
Die Software-Integration fügt sich nahtlos in die SAP-Nachrichtensteuerung ein, mit der Bestellungen, Anfragen und Bestell-Mahnungen ausgegeben werden. PURCHASE ORDERS+ verwendet als Add-on-Lösung nur Standardschnittstellen. Es werden keine Modifikationen an der SAP-Software durchgeführt. Alle Merkmale des SAP-Bestellwesens bleiben erhalten, wie z.B. Geltungsbereich für Anfragen, Bestellungen und Mahnungen von Bestellungen sowie Bestellformular, Genehmigungsverfahren und Lieferpläne.
Inhaltsverzeichniss
PURCHASE ORDERS+ erzeugt automatisch ein Inhaltsverzeichnis, in dem alle Dokumente aufgelistet sind, die in der Bestellung enthalten sind. Damit hat sowohl der Einkäufer als auch der Lieferant einen optimalen Überblick. Neben Namen bzw. Nummern der Dokumente und dem Status sind bei Fehlern oder Besonderheiten auch aussagekräftige Hinweise enthalten. Falls Dokumente fehlen, wird dies mit dem Grund vermerkt.
Automatische Aufteilung einer Bestellung in mehrere E-Mails
Durch die zusätzlichen Dateien kann die beim Lieferanten oder beim Einkäufer erlaubte maximale Größe einer E-Mail leicht überschritten werden. PURCHASE ORDERS+ teilt die Dateien automatisch auf mehrere ZIP-Dateien auf und erzeugt entsprechend viele E-Mails, in die die Anhänge eingefügt werden. Im Betreff der E-Mail wird durch „(m/n)“ auf die aktuelle Mail und die insgesamt zur Bestellung gehörenden E-Mails hingewiesen. Falls regelmäßig in Outlook noch weitere Dateien angefügt werden sollen, kann per Konfiguration eine zusätzliche leere E-Mail angehängt werden, die dann genügend Platz für weitere Anhänge bietet. Diese über Outlook aus dem Dateisystem angehängten Dateien werden von PURCHASE ORDERS+ nicht verarbeitet sondern im ursprünglichen Dateiformat belassen und auch nicht gestempelt. Sie sind aber Bestandteil der archivierten Mail.
Erneute Bestellung eines Materials beim selben Lieferanten
Wenn innerhalb kurzer Zeit eine erneute Bestellung eines Materials beim selben Lieferanten ausgeführt wird, ist es für den Lieferanten schwierig festzustellen, ob sich gegenüber der letzten Bestellung etwas verändert hat. PURCHASE ORDERS+ bietet für diesen Fall die folgenden Routinen: Wenn sich gegenüber der letzten Bestellung nichts geändert hat, werden die Zeichnungen und die CAD-Datenaustauschdateien nicht noch einmal mitgeschickt. Im Inhaltsverzeichnis erfolgt aber ein entsprechender Eintrag mit dem Hinweis auf die letzte Bestellung und das Bestelldatum, an dem die Zeichnungen mitgeliefert wurden. Diese Funktion kann per Konfiguration zeitlich begrenzt werden. Wenn sich aber gegenüber der letzten Bestellung etwas geändert hat, werden die entsprechenden Dateien in jedem Fall mitgeliefert. Zusätzlich werden dann – falls vorhanden – Differenzansichten (Zusatzoption, keine Standardfunktionalität) in die Bestellung eingefügt, die alle Änderungen gegenüber der Vorgängerversion grafisch in unterschiedlichen Farben dokumentieren. Im Inhaltsverzeichnis erfolgt ein entsprechender Hinweis.
Besondere Herausforderungen für den Einkauf von technischen Gütern
Technische Dokumente dürfen nur verschickt werden, wenn sie einen entsprechenden Freigabestatus haben. Bei Änderungen von Teilen, die bestellt wurden, muss deshalb jedes Mal geprüft werden, ob diese Dokumente sich seit der letzten Bestellung verändert haben und dementsprechend für die aktuelle Bestellung angepasst werden müssen. Auch die Archivierung der Bestellung in exakt der Form, in der sie zum Lieferanten geschickt wurde, ist überaus wichtig für den Einkaufsprozess, damit bei Fehllieferungen die korrekten Unterlagen zur Überprüfung vorliegen. PURCHASE ORDERS+ bietet auch für diese Fälle optimaletechnische Unterstützung.
Stempel
Bestellformular, Zeichnungen und alle Dokumente, die als PDF-Datei verarbeitet werden, können mit einer beliebigen Anzahl an Stempeln versehen werden. Dazu können Metadaten aus dem PLM-System (z.B. Status, Bestell-Nr., etc.) ebenso herangezogen werden wie Systeminformationen (z.B. Username, Datum, Uhrzeit etc.). Die Stempel werden in Form von Wasserzeichen, Rand-, Bild- oder Barcodestempeln hinter der Zeichnung oder durchscheinend angebracht, so dass sowohl Zeichnungsinhalte als auch Stempel gut zu lesen sind.
Produktblatt: PURCHASE ORDERS +
