Lieferscheine kommen immer noch zum größten Teil per Papier mit der Ware ins Haus. Die Ablage der Lieferscheine erfordert manuelle Arbeit und Platz für die Lagerung in Ordnern. Wenn es notwendig wird, den Lieferschein zu sichten, muss sich der Sachbearbeiter zum Abla-geort begeben und dort das Papier heraussuchen und anschließend wieder ablegen.
Unser Produkt DELIVERY NOTES+ eliminiert diese manuelle Arbeit und bietet den direkten Zugriff auf den Lieferschein über die SAP-Bestellung.
Beim Start von DELIVERY NOTES+ werden die SAP-Bestelldaten, die zur Belieferung anstehen, exportiert.
Eingehende Dokumente erfassen und automatische Zuordnung der Lieferscheine zur SAP®-Bestellung mit DELIVERY NOTES+
Für Lieferscheine und Frachtbriefe gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Die Ablage der angelieferten Dokumente in Papierform in Ordner ist aufwändig und benötigt viel Platz. Wenn tatsächlich ein Lieferschein nach einiger Zeit wieder benötigt wird, ist auch die Suche nach dem richtigen Papier sehr zeitaufwändig.
Besser ist in jedem Fall die digitale Ablage der Belege da, wo sie hingehören: Als Anlage zu der entsprechenden SAP-Bestellung.
Schnelle Erfassung
Der Lieferschein wird am Ort der Übergabe bzw. des Eingangs in ei-nen Scanner gelegt und damit eine digitale Kopie in Form einer PDF-Datei mit Text-Layer erstellt, die in eine Serverfreigabe „Lieferscheine“ abgelegt wird. Falls ein Lieferschein digital eingeht, kann er in das ent-sprechende Verzeichnis abgelegt werden.
Optimale Verarbeitung
DELIVERY NOTES+ überwacht die-ses Verzeichnis auf eingehende Lie-ferscheindateien. Sobald eine Datei auftaucht, wird sie von der Software bearbeitet und die relevanten Liefe-ranten-Informationen automatisch ausgelesen. Auf Basis dieser Infor-mationen stellt DELIVERY NOTES+ mit sehr hoher Treffsicherheit den richtigen Lieferanten und die pas-sende Bestellung fest.
Revisionssichere Ablage
Schließlich wird der jeweilige Lieferschein als Anlage zur SAP-Bestellung abgelegt. Dalls vorhanden kann über die SAP-ArchiveLink-Schnittstelle auch direkt ein Archivsystem angesteuert werden. Damit ist sichergestellt, dass die Dokumente revisionssicher archiviert sind und jederzeit auf Knopfdruck an-gezeigt werden können. Der eigentliche Lieferschein kann nach kurzer Aufbewahrungszeit entsorgt werden.
Optimale Unterstützung auch bei der manuellen Bearbeitung von Problemfällen
Falls aufgrund von Ver-schmutzungen der Papiere oder fehlerhafter Scans der Lieferant nicht festgestellt werden kann oder keine passende Bestellung gefunden wird oder mehrere sehr ähnliche Bestellungen eine eindeutige Zuordnung verhindern, wird von DELIVERY NO-TES+ eine E-Mail mit dem Lieferschein an einen Sachbearbeiter zur manuellen Zuordnung geschickt.
Diese E-Mail enthält einen Link zu einer Bearbeitungsoberfläche, die den Lieferschein komplett anzeigt und die vom Programm identifizierten möglichen Lieferanten und Bestellungen auflistet.
Aus dieser Liste selektiert der Sachbearbeiter die richtige Bestellung. Damit wird der Lieferschein an der SAP-Bestellung abgelegt.
Sollte keiner der Vorschläge des Programms stimmen, kann über die Eingabe der Bestell-Nummer die richtige Bestellung in SAP gesucht werden.
Alternativ werden durch die Eingabe des Lieferantennamens die offenen Bestellungen zu diesem Lieferanten in SAP gesucht und zur Selektion aufgelistet.
Optional: Einbeziehung eines externen Dienstleisters
Lieferscheine und Frachtbriefe sind häufig zerknittert, mit handschriftlichen Ergänzungen versehen worden oder weisen Flecken auf. Als mehrseitige Dokumente sind sie meist zusammen geheftet und müssen entsprechend vor dem Scannen manuell aufbereitet und z.B. mit Stempeln oder Aufklebern versehen werden. Diese Arbeiten können natürlich wie bisher Ihre eigenen Mitarbeiter durchführen, alternativ bieten wir aber in Zusammenarbeit mit unseren erfahrenen Partnern auch die komplette externe Verarbeitung der Lieferscheine und Frachtbriefe durch einen Dienstleister an: Bei dieser Variante werden die Lieferscheine und Frachtbriefe bei Ihnen im Unternehmen nur gesammelt und täglich von einem Versender abgeholt, der sie zu unserem Dienstleister bringt. Der Dienstleister bereitet dann die Papiere vor, führt das Scannen und die OCR-Erkennung durch und übernimmt mit Hilfe von DELIVERY NOTES+ auch die Zuordnung zur passenden Bestellung. Die Ablage im SAP-System erfolgt entweder per VPN-Verbindung oder durch Datei-Transfer. In jedem Fall stehen die Lieferscheine spätestens 24 Stunden nach Abholung der Papiere in Ihrem SAP-System zur Verfügung. Der Dienstleister bewahrt danach die Papier-Lieferscheine für einen vereinbarten Zeitraum auf und entsorgt sie anschließend fachgerecht. Damit entfällt in Ihrem Unternehmen das komplette Papierhandling für die Lieferscheine und Frachtpapiere. Die Abrechnung erfolgt pro verarbeitetem Dokument, so dass durch die eingesparte Arbeitszeit direkt spürbare Kosteneinsparungen entstehen.
