Die Lösung ORDER CONFIRMATIONS+ unterstützt Ihren Einkauf mit einer automatischen Prüfung und Ablage der eingehenden Auftragsbestätigungen mit den in SAP verfügbaren Daten und bietet optimale automatisierte Verarbeitungsmöglichkeiten für Änderungen, Widersprüche oder Stornierungen.
Eingang der Auftragsbestätigungen
Auftragsbestätigungen, die in Papierform (per Brief oder Fax) im Unternehmen eingehen, werden gescannt und per OCR mit einem Text-Layer versehen. Danach werden sie in einem digitalen Ordner „Auftragsbestätigungen“ abgelegt. Zur Verarbeitung von Auftragsbestätigungen, die in digitaler Form (als Anhang zu einer E-Mail) im Unternehmen eingehen, überwacht ORDER CONFIRMATIONS+ ein konfigurierbares E-Mail-Postfach und legt die Anhänge zu dort eingehenden E-Mails automatisch in einem digitalen Ordner „Auftragsbestätigungen“ ab. Wenn Auftragsbestätigungen per E-Mail direkt an das persönliche Postfach eines Einkäufers gehen, leitet dieser die E-Mail an das durch ORDER CONFIRMATIONS+ überwachte Postfach weiter. Die weitere Verarbeitung erfolgt dann automatisch.
Ablauf der Prüfroutinen
ORDER CONFIRMATIONS+ übernimmt beim (automatischen) Programmstart und danach in regelmäßigen Abständen die Daten der offenen Bestellungen inklusive der Lieferantendaten aus SAP. Die automatisierte Verarbeitung läuft dann nach folgendem Schema ab: Das System wartet auf eingehende Auftragsbestätigungen. Die Verarbeitung einer Auftragsbestätigung erfolgt jeweils direkt, nachdem sie in den Ordner „Auftragsbestätigungen“ abgelegt wurde. Der erste Schritt der Verarbeitung ist die Ermittlung des richtigen Lieferanten und die Suche der zur Auftragsbestätigung passenden Bestellung. Dann wird überprüft, ob die Auftragsbestätigung alle Positionen der Bestellung enthält. Anschließend wird pro Position geprüft, ob die Einzelpreise stimmen, die Mengen richtig sind, der Gesamtpreis richtig errechnet ist und der Liefertermin korrekt ist. Bei all diesen Prüfungen ist es möglich, eine Abweichung zu definieren, innerhalb derer die Auftragsbestätigung immer noch als übereinstimmend angesehen wird. Dieses Delta kann absolut oder prozentual eingestellt werden.
Automatisierte Prozesse für den Fall, dass Auftragsbestätigung und Bestellung nicht übereinstimmen
In diesem Fall erhält der Anwender eine E-Mail mit den relevanten Daten (Bestell-Nr., Bestelldatum, Lieferant etc.) und einem Link zu ORDER CONFIRMATIONS+. Hier werden die Auftragsbestätigung und die Bestellung in übersichtlicher Form nebeneinander angezeigt. Die Positionen werden in beiden Dateien farbig markiert und durch Symbole wird auf die Unterschiede hingewiesen. Der Einkäufer hat nun drei unterschiedliche Möglichkeiten zur Auswahl:
Akzeptieren
Wenn der Einkäufer zu dem Schluss kommt, dass die in der Auftragsbestätigung ermittelte Abweichung zur eigentlichen Bestellung akzeptabel ist, kann er über die Schaltfläche „Akzeptieren“ einfach und schnell die Änderung der SAP-Bestellung durchführen. Die Auftragsbestätigung wird als Anlage zur Bestellung im SAP-System abgelegt.
Widerspruch einlegen
Falls sich der Anwender entscheidet, einen Widerspruch an den Lieferanten zu schicken, wird die Auftragsbestätigung mit den markierten Abweichungen als Anhang zu einer konfigurierbaren E-Mail zusammengestellt und per SMTP direkt versendet. Alternativ kann diese E-Mail auch in den Ordner „Entwürfe“ abgelegt werden. Damit hat der Einkäufer die Möglichkeit, einen individuellen Text zu ergänzen, bevor die E-Mail abgeschickt wird.
Stornierung
Als dritte Möglichkeit kann der Einkäufer die Bestellung stornieren. Er erhält dann automatisch eine vorgefertigte E-Mail mit allen nötigen Daten und Informationen, die er direkt abschicken kann. Bei Bedarf ist die Änderung oder Ergänzung der E-Mail problemlos möglich. Die E-Mail wird – inklusive aller manuellen Änderungen – ebenfalls als Anlage an der Bestellung abgelegt und die Aktualisierung der SAP-Bestellung durchgeführt.
Produktblatt: ORDER CONFIRMATIONS +
